白云空运文件要准备哪些 广州机场报关申报清单全讲清
现在很多人都在做广州白云机场的国际空运业务, 在货物发出去之前, 最让大家感到头疼的事情通常并不是去预订舱位, 而是因为需要处理那一大堆文件。
这些文件包括空运委托书、报关单、还有发票和装箱单以及合同等等, 只要里面的任何一份少了一个字段的填写, 或者任何一个地方出现错误, 当货物到达机场的时候就会被扣留下来, 并且仓储费用也会随着时间的流逝而一天天地增加。
针对以上情况, 我把自己这许多年来在广州白云机场办理空运时, 在处理文件过程中犯过的错进行整理和总结, 并且打算把相关的清单内容以及实际操作中的关键注意事项给大家讲清楚。
白云空运文件要哪些
只要把基础的一套流程走下来, 其实也就是那么几个固定的文件。商业发票、装箱单、合同或者销售确认书, 还有空运委托书, 这四样东西是必须要有的。开发票的时候, 发票上面写的品名、数量、单价, 这些内容必须跟报关单上面的信息严格对应起来。填写装箱单的时候, 要把每一箱的毛重、净重以及体积都写清楚。
再来看那份委托书, 上面托收货双方的信息、航班号、目的港、件数重量, 每一个字段都是不能空着的。很多做小货代的人, 他们是习惯于把那份委托书给写得非常潦草的, 结果呢, 就导致在机场那边进行审核的时候, 是直接被给打回来的, 这就白白地多耗费掉了两三个小时的时间。
走危险品通道的, 白云空运文件还得加一份MSDS和UN编号对应的危包证。普通货含电池的, 哪怕就一个小充电宝, 也得单独附锂电池运输鉴定报告。去年有个客户寄带锂电池的智能手表, 没带这份报告, 货在白云T2被安检拦了两天才放行, 产线等着零件, 火气全撒到物流商头上。
白云空运文件怎么填
报关单里头, 最容易出问题的环节就是HS编码。
因为同一个产品如果归类不同, 那税率就会相差好几档, 白云海关的审单员会死盯着这个字段看, 所以你发货之前必须把品名写具体一点, 千万别用“电子配件”或者“日用百货”这种模糊的词, 你直接写到像“LED驱动器, 含铝外壳, 型号XX”这样的详细程度, 把编码一对照就能出来, 商品描述栏的品名也要跟发票和合同完全保持一致才行, 哪怕中英文稍微有点出入都可能触发查验。
重量方面和体积方面, 都别进行四舍五入的操作。白云机场的地勤部门在打板的时候, 是要按照实际的重量来计算的。如果你在文件上写的数字是12.0公斤, 但是实际去过磅称重的结果是12.3公斤, 那么对于这差出来的300克, 你是必须要把这部分对应的运费差额补上的。
说到体积重量这个问题, 真的是更让人觉得坑人了。一旦你的物品超过了0.5立方米这个大关, 你就得去看看这个计算出来的体积重量和实际物理重量到底哪一个的数更大一点。你一定要在文件上面把长、宽、高这三个尺寸标写得清清楚楚的, 这样子你才能够在后来的时候省下去跟地勤工作人员扯皮的那种麻烦。
白云空运文件被退怎么办
文件被退回来之后, 你别在那干坐着等。白云海关的工作时间和机场货运部的工作时间是不一致的, 审单这件事一般是集中在上午处理的, 如果你能把文件改好在下午重新递进去, 当天就能通关。
但是递交文件的时间要是没卡好, 要是赶在截单前半小时把文件改好了, 也来不及赶上这一班飞机了, 只能等着滚到下一班飞机去。
碰到这种事儿, 你必须提前跟货站那边负责的调度人员确认一下当天的具体截单时间, 然后根据自己的能力倒推计算出来你要修改文件、重新打印以及重新扫描需要花费多少时间, 以此来安排你工作的截止时间。
被退单这个事儿, 十次里面大概有六七次是因为品名跟编码对不上, 又或者是因为发票金额和申报金额之间存在差异。
当你碰到退单这种状况的时候, 得先把拍个照把退单理由给留存下来, 然后让报关员去逐条进行修改, 修改完毕之后, 还得把改动的地方用红笔给标出来再去递交, 这样审核人员一眼就能看到你都改了什么东西, 这比重新递交一套全新的资料要快得多, 通过率也会更高一些。
白云空运的文件看起来非常琐碎, 但是里面的逻辑只有一条, 那就是所有单据上面写的品名、数量、金额还有重量, 必须和实物以及报关单做到严丝合缝的程度。只要把这一步做得扎实透彻了, 那么后面去经过安检、进行打板操作, 还有最后装机的时候, 流程就会变得顺利起来。
所以在发货之前, 先把全部的文件打印出来, 然后拿着打印好的文件和实际的货物对照着核实一遍, 这个做法的效果, 绝对比等到到了机场之后才发现存在问题要强出非常多的一百倍。