白云空运资料要准备哪些，发货人最容易漏掉的那几份我捋清楚了
自从从事白云空运这项工作已经有好几个年头了, 最让人感到发愁的, 并不是货物应当如何装载, 也不是航班排期应当怎么安排, 而是相关的数据资料问题。只要有一份单据未能准备齐全, 货物就会被压在仓库之中无法移动, 客户那边会催得电话响个不停。
所谓白云空运的资料, 简而言之, 就是报关、安检、订舱以及运输这几个环节各自需要的一整套文件。货物的数量并不算多, 但是各个环节都是环环相扣的, 缺失任何一张文件都可能导致整批物资被卡在运输途中的中途。
白云空运资料要交哪些
最关键的那几份文件基本上是没有办法逃脱的。商业发票、装箱单还有航空运单这三个东西组成了一个铁三角一样的结构, 只要少掉任何一个, 整个流程就没有办法走得通。报关部门那边还必须查看品名到底写没写好, HS编码是不是正确, 申报要素写得清不清楚, 如果品名写得越模糊不清, 那么被退单的可能性就变得越大。
如果是走一般贸易的途径的话, 合同和发票上面的抬头名称以及金额必须是对得上的这一点非常重要, 千万不要出现一个地方写着人民币而另一个地方又写着美元的情况, 同时还把汇率的事情搞混乱, 因为一旦系统开始进行比对检查, 所有的错误信息都会被全部打回来重新处理。
真正容易翻车的部分, 反而是那些不起眼的附件。货主要求的产地证、熏蒸证明, 有些品类还卡检验检疫。我见过一个做木材出口的老板, 货都装机了, 临起飞前发现忘了搞熏蒸报告, 整柜押在库里多掏了小半个月仓储费。走敏感品类的还得额外拿许可批文, 这个提前量至少留十天, 别卡着航班去倒排。
白云空运资料怎么整理
我的习惯是把所有文件分成报关、订舱、安检、运输这四个栏目, 在每个栏目里面再按照文件的类型进行排序, 不要为了图省事, 就把所有的东西都塞进一个文件夹里, 如果真的出了事情，你就会发现你翻也翻不过来, 电子版和纸质版各要准备一套, 海关窗口和航空公司所认可的格式是不一样的, 拿着一个PDF就想跑完所有的环节是不现实的。
另外, 有一个实际操作层面的细节需要注意装箱单上所显示的件数、毛重以及净重必须与实际抵达现场到的货物情况完全一致。目前遇到的最为常见的状况是发货方自行称重得到的数据与仓库方面进行二次复称所得到的结果之间出现了零点几公斤左右的微小偏差。
这种偏差看起来数值非常小并不起眼, 但会导致信息系统中的数据无法完成匹配核对工作, 进而使得整一份报关单据不得不进行修改处理, 这样的一次修改操作至少需要耗费半天的时间才能完成。
因此在货物装入集装箱完毕并重新进行过重量测量之后, 应当务必要当场把相关的关键数据进行封存锁定, 彻底避免再使用“大概如此”或者“差不多就这样了”这类模糊不清的表述进行填写或确认。
在资料全部都准备齐全之后, 还要特意留出两小时作为多余的缓冲时间。因为所谓的截单时间, 它仅仅是一条最晚的底线, 绝不是一个可以随意踩踏的截止日期, 若是真的要抱着那个精确的瞬间去提交的话, 那么在前面任何一个环节稍微遇到一点卡顿的情况, 你都将会彻底失去任何进行补救的时间窗口。
我目前所采用的是这样一种操作节奏, 那就是必须要赶在截单时间到来之前的四个小时, 把所有的文件内容都完整地复核完毕最后一遍, 确保从签字、盖章一直到扫描归档这一个连续的步骤链条中, 每一个细节都严丝合缝且没有任何遗漏地同步完成好。
关于白云机场空运资料这一件事情, 实际上并没有什么太深奥、太复杂的地方, 核心关键就在于一个字, 那就是“细”。你要办理的文件无非就是这几类, 需要走的流程也就是那么几个步骤, 但是只要在每一个具体环节里出现一点点的疏漏、一点点的不准确, 就足以让你白白拖延、耗费好几天的时间。
你最好把那份详细的检查清单直接打印出来, 然后贴在自己每天干活的那个工位旁边, 针对每一票货物都认真地拿着清单去核对, 对每一项内容都打钩确认一遍, 这种做法比你自己脑子里去死记硬背一百条所谓的行业经验要实用得多、管用得多。
从整体情况来看, 货物能不能顺利发运出去, 有七成左右的比重是取决于你的各项资料是否准备齐全、符合要求, 而剩下的那小部分结果, 才真的是看个人的运气好坏。